異動時のメールの書き方を例文付きで解説！社内/社外へのメールマナーとは？

春は人事異動などで働く環境が変わる人が多いと思います。異動先が社内にしろ社外にしろ、異動前にお世話になっていた人に挨拶をすることが必要です。異動後もお互い良い関係が続くように、今までのお付き合いに対しての感謝の気持ちを述べ、今後ともよろしくお願いしますといったような挨拶は非常に重要です。

異動の際の挨拶は直接お世話になった人に伺うことが基本でしたが、最近は双方の時間なども考えてメールで挨拶をすることが増えてきています。また、事前に引き継ぎや打ち合わせなどで挨拶を済ませている際も、メールで異動の挨拶をすることが多いです。

異動の挨拶のメールは、異動前に関わっていた人に出来る限り送りましょう。異動前の部署の人にはもちろん、異動前に取引をしていた社外の人などにも送っておかないと、後任の人に対しての不安を抱かれたりしてしまいます。

やってはいけない異動メール

異動の前後は忙しいことが多く、ついつい挨拶がおそろかになりがちです。特に、

これらのことは時間的な効率は良いですが、直接出向いた挨拶の代わりのメールということを考えると、少々素っ気がありません。単に異動のことを知らせる文面だけでは、相手も「テンプレートの挨拶だけが書かれたメールなんて読む必要はない」と、しっかりと全文読んでくれないかもしれません。

異動の挨拶はビジネス的なことなので、そのような事務的な扱いでもよいのかもしれませんが、あまりにも事務的だと感謝の気持ちが伝わらずに良い印象を与えないまま移動してしまうことになるかもしれません。全文を変える必要はありませんが、それぞれの方に少し違った内容を盛り込むことで、相手にしっかりと読んでもらえるメールにしましょう。

異動メールを書く際のポイント

じゃあ、異動の際のメールにはテンプレートの挨拶だけでなく、一体何を追加して書けばよいのだろう？と悩む人もいるかもしれませんが、ここで書き加える文章のポイントは、
相手との共通の話題(思い出)を入れることです。相手との共通の話題を入れることで、その人個人に対して宛てたメールという事実が強まりますし、相手もしっかり文面を読んでくれるようになります。

あくまでも異動の挨拶のメールはビジネス的な面が強いので、メールで長々と思い出を語る必要はなく、2～3行ほどの文章があれば相手に伝わってくれると思います。むしろたくさん思い出を語らいたい場合は時間を取って直接話をしたほうが良いことのほうが多いでしょう。

必要な部分の雛形を用意する

異動になった旨や後任について、新しい連絡先などは異動の際のメールでは必要不可欠な内容なので、これらを含めた雛形をまず用意しましょう。普段のメールにも使用する「いつもお世話になっております」などの序文や署名なども含めて雛形を用意したら、送る人それぞれに向けた文章を2～3文挿入しましょう。

長文で気持ちのこもったメールを送る人もいますが、それをするには時間がかかりますし、あくまでもビジネス的な挨拶としてのメールなので短い文章で簡潔に気持ちを伝えるほうが良いでしょう。

お礼を伝える文章

お礼を伝える文章には様々なものがありますが、誰に伝えるかによって適した文章が異なってきます。同期などの親しい間柄の時は「～～ありがとうございました」だけで良いこともありますが、基本的には「誠にありがとうございます」「大変感謝しております」「心より御礼申し上げます」と言ったような表現を使ったほうが相手に与える印象は良いものとなる場合が多いです。

挨拶メールの件名例

異動の挨拶の際、「お知らせ」とだけ書いてメールを出してしまうと何のお知らせなのか件名だけでは判断がつかず、さらに上司など目上の人に対して「お知らせ」と記載することは失礼にあたってしまいます。異動の挨拶であることがひと目で分かるように、「異動のご報告」や「人事異動のご報告と御礼」などと記載したほうが良いです。

また、先述のように思い出話といったような文章を挨拶メールに書き加えている場合は、そこまで堅苦しい件名にせず「異動のご挨拶」等といった件名にすると少し柔らかい印象を与えることができます。このあたりは、本文から伝わる印象と件名から受ける印象が離れすぎないように件名を決めましょう。

社外の人に向けてメールを出す際は、「人事異動に伴う業務の引き継ぎのご案内とご挨拶」と言ったように、本文に書かれている内容に沿ってなおかつ敬意を払ったような件名にしましょう。前もって直接挨拶や引き継ぎが済んでいるケースも多いと思われますが、そうであったとしてもメールを出す際は最大限の敬意を保った表現にしましょう。

異動の際の挨拶メールの一例

社内・社外に向けてのメールマナー

社内に向けてのメール

社内に向けてメールする際は、自分よりも立場が上の人に出すかどうかで表現などが異なってきます。上司などに対してメールをする際は、敬意を持った文章にすることを忘れてはいけません。これが異動の際のメールであるならなおさらで、お世話になった気持ちをしっかりと伝えるためにも表現には気を遣いましょう。

また、異動する場合は異動先の連絡先も忘れずに記載し、また何かあったら連絡してくださいという文章を添えることは大事です。異動後も良い関係が続くようにという配慮があれば、受け取った側も安心感があるでしょう。

社外に向けてのメール

社外の人に向けてメールをする際は、自分と同時に会社そのものへの印象にも関わってくるので、しっかりとかしこまった表現を使うことが重要です。「ご多忙の所大変恐縮ですが」と言ったような相手側に配慮する表現を使うとなお良いでしょう。

取引先に対して異動する旨をメールするといった場合には、引き継ぎなどが問題なく行われているといった文章を記載し、相手方が持つ不安などを払拭できるような一言を付け加えておきましょう。また、社内向けのメールと同様に、異動先の連絡先を忘れずに記載し、何かあったらフォローできるようにと書いておくことも忘れないようにしましょう。

しっかりとした異動の挨拶メールで相手に良い印象を

部署異動にしろ、転勤にしろ、異動をしたあとは異動前に関わっていた人と交流する機会は減ることが多いと思います。しかし、次に話をしたり一緒に仕事に関わったりする機会はいつ来るかわかりません。異動後に後任が困っていたりしてフォローしなければならない時があるかもしれません。そのような場合に、またスムーズに仕事ができるように異動の際は相手に良い印象を与えるような挨拶をすることを心がけましょう。